Bylų dokumentai. Kaip pateikti dokumentus?

Prieš prisijungdamas prie reikalaujamos dokumentacijos labiausiai išsamią pažintį su dideliu skaičiumi būtinus nurodymus, susijusius klausimus dokumentų ir įrašų valdymas. Šios normos - yra sudėtinga ir yra daug įvairių smulkių detalių ir niuansų. Kaip hem dokumentus kampe? Tai yra sąrašas pridedamas? Galiu siūti apskaitos dokumentų termoperepletnoy mašiną? Pradedantysis kanceliarinė darbuotojas turi kažką sutriuškinti galvą.

Łatwizna?

Iš pirmo žvilgsnio, registravimo atveju tvarka ir išleisti jį į archyvą gana paprasta, tačiau praktika rodo priešingai. Tuo atveju, pažeidžiant bet iš biuro institucijos taisykles bus atsisakyti priimti prekyba popieriaus, ir jūs turite vėl pradėti darbą. Jei tokia situacija įvyko jūsų gyvenime, skaitykite mūsų straipsnį - mes pasistengsime sutvarkyti šią problemą.

Kodėl susiūtas dokumentus? Ar yra kokių nors taisyklių, pagal kurias ši procedūra reglamentuoja? Taip, ir jie yra daug. Kalbame pirmiausia apie metodinių rekomendacijų atvejų valdymo, kuris buvo patvirtintas 2009 m, Valstybinio archyvo tvarka. Antroje savo ruožtu - nuo GOST 51141, skirtas archyvuoti verslo ir biurų valdymo ir kurių sudėtyje yra visų būtinų apibrėžimus ir terminus. Be to, yra ir kitų teisės normos, pagal kurią tinklinės dokumentai.

Pradėkime su dangčiu

Jei teatras prasideda nuo kabyklos, tada mūsų procedūra - ne tik su dangteliu. Ir kartono "pluta" pasirinkimas - vienas iš pirmųjų uždavinių "pakuotė" dokumento procesą. Iš pirmo žvilgsnio, jūs nerasite skirtumą tarp daugelio esamų veislių. Bet atidžiau, supranti, kad dangtelis yra standartiniai, nestandartiniai, ir yra naudojamas ilgalaikiam saugojimui.

Dažniausiai Jūs galite susitikti standartinis dangtelis Format 229h324 mm. Jis yra taikomas visais atvejais, kai imties dydis susegti lapus. Jei dėl kokios nors priežasties dokumentas yra gana konkretūs ir išvaizdos parametrus, reikia nestandartinį variacijos dangtelį. Eiti į paskutinį protas susijęs, kurioje dokumentai yra saugomi nuo 25 metų ar daugiau.

Pagal įstatymą, šie viršeliai gaminami tik iš kietos kartono dėl didelio darbo gyvenime. Turėtų būti imtasi priemonių siekiant išsaugoti tinkamą dokumento tipą ir jos tinkamumu naudoti po sunkaus laiką. Dokumentuose, skirtuose pristatyti Valstybiniame archyve, saugomi uždengimas pagamintas iš tokios medžiagos, kaip be rūgščių kartono.

Pakalbėkime apie lapų skaičių

Prieš pateikdami teisingi dokumentai siūlai, kurie visi yra reikalingi turi būti įtraukta į teisinga tvarka. Tada numeracijos įprastiniu paprastas pieštukas atliktą procedūrą. Pagrindinė taisyklė yra - ji sunumeruoti sąrašus, o ne dokumentų puslapiuose. Arabiškas skaitmuo, pritvirtintas prie kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe. Be to, mūsų ženklas neprivalo "nuskaitymo" dėl teksto. Pagal bendrą lapų skaičių netaikoma inventorizacijos dokumentus.

Kas subtilybes egzistuoja numeracija? Jei palaidų lapų dokumentų skaičius yra raidę arba kai tokie, pirmiausia įvardinti voką, tada pasukite - kiekviena įdėta į jo lapus. Jei gaunamus vienetų skaičius - daugiau nei 250, pagamintas padalinti jį į kelis apimtis. Ir kiekvienas iš jų turi savo numeraciją.

Viduje archyvas verslo dokumentai gali būti pateikti, kuris turi savo atskirą puslapį numerius, pavyzdžiui, periodinių leidinį. Tačiau apdorojant archyvuose bylą, jie išvardyti, be kita ko, nepakenkiant bendra tvarka.

Jei įdėtos sąrašas yra puikus formatas, ji nusprendė plėsti ir viršutiniame dešiniajame kampe skaitmenų. Ji pateikiama laisvai patekti į tekstą. Jei dėl bet kurios iš lapų išklijuotos fragmentus jų atskyrimo neįmanoma, visą šį pakuotės yra sunumeruoti kaip vienas. Šiuo atveju, tai tikrai kaip sudaryti kiekvieno iš klijuotos vienetų inventorių, kuris yra ant nugaros arba ant laisvos vietos. Kad, įterptas dokumento patikinimo nuoroda turi būti pateiktas raštu arba pastabose viso inventoriaus nurodant vardą. Dažniausiai šios investicijos yra laisvai samdomų patikrinimai, ataskaitos ar paveikslėlius.

Klaidų pataisymai ir dokumentų sąrašas

Tuo atveju, kai į operacijos metu leidžiama šiek tiek ne per rimta klaida (pvz, praleisti lapų pora), o ne visą masyvą vėl numeraciją gali naudoti raidę paskyrimą. Šiuo atveju, skaičiai ant kitų lapų yra nepasikeitė. Eliminacija tokių klaidų galima tik suderinus su archyvo darbuotojams. Jei aptinkamas bendrojo klaida, dokumentas bus vėl suskaičiuotos. Senieji numeriai, o kirsti, kaip švelniai, kaip įmanoma ir pribaigti naujus. Šiuo atveju, atnaujintas numeracijos vėl tariamai patikinimo užrašu.

Be inventoriaus turite ne archyvavimo nebus priimami. Informacija joje esantis už dokumento, piešimas, anotacija datą ir tiesiogiai lentele, rodančia, serijos numerius lapų, banknotų skaičių ir (jei reikia) vardu. Baigė visą informaciją apie dokumentų, susijusių su numeriais forma numerį, dubliuoti žodžiai, tada visi parašu klerkas su informacija Vardas

Kaip pateikti dokumentus temoje

Kadangi susiuvimas procedūra turėtų užtikrinti, kad visas reikiamas medžiagas ir įrankius po ranka. Be to, savo verslą reikia yla, adata, Kartonas dokumentų pateikimo ir specialių siūlų. Kaip pastarąjį gyvulių banko virvių, sunkus ar proshivnymi siūlų L-210. Paskutinis naudojami nuo biure poreikius dažniau.

Tuo dokumento pradžia yra pašalinta iš sąvaržėlių ar kitų metalinių daiktų, tada atvejų lakštai yra lygūs tvarkingas kamino. Kairėje pusėje kosmoso srityje yra trijų skylių adata arba yla. Įdėkite juos į geriausių laisvos vietos skirtos kairėje įdubimas viduryje, ty apie vieną atstumą ir puse centimetro. Šis pastebėjimas yra svarbu - nes kitaip po dokumentų pateikimo, jie bus sunku skaityti.

Patarimai patogumui

Jei skylės turi lygiomis briaunomis už jus svarbu, imtis skylė Punch. Bet atminkite, kad per daug popieriaus jis "per sunku". Įsitikinkite, kad visi trys skylės buvo įsikūrusi aukštyje vienodai ir nutolusi maždaug 3 cm atstumu. Iš jų vidutiniškai turėtų kristi ant puslapio viduryje.

Kad nesugadintumėte titulinio lapo ir verslo žlugimo dažnai rekomenduojama dėti priekinis ir galinis mirksi stiprinti kartono juosteles. Per ji bus praleisti pokalbio. Normalus jo dydis - 70 cm, tačiau kiekvienu atveju tai priklauso nuo kamino storio ..

Kaip pradurti skylę 3

Čia yra šis algoritmas padavimo dokumentų turinys. Pirma, adata pro angas viduryje, su iš pokalbio pabaigoje vėl lieka. Po vdet ne jo skyles viršuje. Kaip rezultatas, abi kamino galai rodomas apyvartos siuvami lapų. Adata ištraukė per skyles dugne ir atkreipti eilutę ant priekinės pusės. Tada vėl praleisti adatą į centrą skylę. Taigi, mūsų sriegis buvo parengtas per visus reikalingus skyles, po kurio abu galai pritvirtinti prie dokumento stiprus mazgas gale. Saugomi galai sudaro apie 5 cm ilgio.

Tiesiai ant surinkimas yra priklijuota popieriaus lapą su patikinimo žodžių. Žemiau mes pažvelgti į savo gamybos technologiją.

Dokumentas gali būti susiūti ir su 4 skylių. Kaip tai padaryti? Ši procedūra nėra sudėtinga. Keturias skyles yra perforuoti vertikaliai simetriškai su išdėstymo dėl bendros ašies. Palikus uodegos siūlais ant galinės pusės pirmojo atidarymo, atlikti siūlių firmware tada susiejimas mazgas, kaip aprašyta aukščiau. Firmware turėtų būti dubliuojamas du kartus, siekiant užtikrinti ilgaamžiškumą ir patikimumą.

iš užtikrinimo užrašu

Kitas etapas po numeravimo ir firmware - mūsų verslo užtikrinimo užrašu tiekimas. Kas tai yra? Tai lipdukas dydis 4x6 cm su tekstu "suverti kartu ir numeriu lapus ..." (jų skaičius nurodomas skaičių ir žodžių). Daugiau narės darbuotojo pozicija, prašome dokumente nurodo datą ir asmens parašą. Jei norite ruonių sertifikatą, ji taip pat turi būti pažymėti. Užrašas yra priklijuota ant mazgas susieti mums patarimų apie gijų, kurios šiuo atveju turi likti laisvas. Parašas kelia tuo procedūros pabaigoje, kai klijai džiovinti. Tai daroma siekiant užkirsti kelią jo plitimui. Spausdinimas (jei toks yra) pritvirtinti detalę prie lapo dalį dėl pačios etiketės.

Ir tik po to spręsti susiuvami, sunumeruojami, hermetiškas parašu ir antspaudu, jis gali būti išsiųstas į archyvą.

Alkoholio patikinimo užrašu turi būti rimtas ir dėmesingi. Tai buvo ji - dokumentais pagrįstų įrodymų imuniteto atveju. Tuo atveju, pažeidžiant jos vientisumą ar dokumento šališkumo negali būti priimtas kontrolės įstaigas, o gal jo apskųsti teisme.

Kas ir kodėl siuva

Jis yra privalomas visas susegti dokumentai, dėl padavimo į archyvą ar bet kuriuo iš kontrolės įstaigų, kurioms mokesčių institucijų, pensijų fondų ir daugelis tokių. Jūs negalite atsiimti dokumentus, suklijuoti ar susegti naudojant siūti. Kaip jau buvo minėta, atsižvelgiant į neatitikimo byloje jis tiesiog nebus priimti.

Tokios procedūros yra, kuriems pirmiausia dokumentai priklausantys darbuotojai ir apskaitą. Tie, kurie baigė vėliau metus apdorojimą deponuojama organizacijos ar įmonės archyvą. Specialūs archyviniai institucijos perduoda atvejį su ankstesne teisine duomenų saugojimo laikotarpį. Jis nustatomas pagal teisę, priklausomai nuo dokumento tipo. Pavyzdžiui, bent 75 metų privalo saugoti notarinių įrašus, knygas ir dokumentus ekonominės sąskaitos personalo informacijos.

Tinkamumo laikas darbo brėžiniai būtų daug mažesnis - tik 20 metai. Nuotraukų dokumentacija padarė rūpintis 5 metus. Archyvinis institucijos turi būti kaupiamos tiek viešųjų ir privačių įmonių atveju. Tokių nevalstybinių subjektų uždavinys - sudaryti su Vokietijos Federacine archyvų tarnyba šią sutartį.

Reikėtų prisiminti, kad teisė aparatinę dokumentas turi tik vieną darbuotoją, kuris turi šią pareigą išdėstyti pareigybės aprašyme. Per žemos kokybės sudėtinių dokumento atveju siūlo keletą sankcijas, ypač pokyčių ar tam tikrų svarbių puslapių trūkumo atveju.

Grįžkime prie technologijų Binder

Aukščiau aprašyti skersiniams metodai tinka tiek kopijavimas ir mokesčių inspekcijai. Tačiau apskaitos dokumentų padavimo, saugomi ilgą laiką (virš 10 metų) turėtų būti ypač stiprus - dažnai 5 skyles. Patikinimo užrašas yra pagamintas ant specialaus vyniojamojo popieriaus, siekiant aiškiai matomas lipdukas yra po vienetą ir nėra abejonių dėl dokumento vientisumą.

Jei biure skylė Punch tradicinių raštinės Punchers sąlygos, tada, jei reikia, išduoti didelius kiekius popierinių dokumentų (pavyzdžiui, spausdinimo) naudoti profesionalią įrangą į Gręžimo mašinos ar privalomas mašina formą. Tokie mechanizmai turi rimtą galią ir gali būti arba rankiniai ir įrengta elektros pavara.

mašina mechanizmas

Šių sistemų arba mašinose pagrindas - klasikinis metodas naudojant spyruoklės. Toks knygų rišimo mašina yra įrengta su įtaisu, perforacijos. Kitas dokumento dėl iešmo pavasarį plastiko, po kurio viršuje ir apačioje vieneto pridėtinės kartono ar plastiko apima mechanizmą.

Iš privalomas mašina privalumas yra klijuojant labai didelius dokumentais. Bloko storis gali būti iki 500 puslapių. O taip pat - gebėjimas pašalinti arba papildyti puslapius ir lapus jau privalo dokumentą. Trūkumai yra gana rimtas ir sudėtingumas yra ne per didelis stiprio.

Jei įrišimo mašina dokumentų pateikimo įrengta metalinių spyruoklių, kurios yra nustatytos tam tikros žingsnio ir skylamušiu skylutes, atitinkamai, į jį, popieriaus blokai nešioti ant lankstaus spyruoklinio plieno, kuris po to suspaustu ir užrakintos. Privalumai aparato su metaliniais Springs - daugiau išvaizdi galutinę formą ir pagerinti patikimumo, palyginti su surišant plastikinių spyruoklėmis. Bet tuo pačiu metu įterpti arba pašalinti lapus be žalos neįmanoma.

Be to, pavasarį, yra įtaisai, veikiantys pagal jungiančioji principo prie plastikinio profilio šukų, kurios dantys curl. Taip pat yra privalomos spiralės, susipažinę su mumis ant stalo kalendorius, užrašų knygutes ir dienoraščiuose. Po to, kai skylėms pramušti jų spiralinės (3-4 Pasirodo rankiniu būdu, kitas automatiškai).

Pažanga nestovi

Kas yra šilumos privalomas? Tai modernus mašina dokumentų pateikimo, kurios gali būti greitai ir jų ne nuimamu jungties. Su termoperepletnyh mašina gali atlikti daug medžiagų, taip pat parengti individualius kopijas. Šis variantas yra ypač tinka išsiųstas ataskaitas, sutartis ir reklaminę medžiagą.

Darbas mašiną šio tipo pagal privalomas termokoreshkov naudojimui ir termooblozhek turintys įvairių spalvų ir dydžių. Priklausomai nuo lakštų pasirinktų termooblozhka dėklą tam tikrą storį skaičius, tada visi kartu patalpintas į mašiną. Kurio vidinė pusė viršelio galutiniam kuokštelius sluoksnio polimerinio klijais. Mašina yra numatyta su šildymo elementui kuriame polimeras lydomas ir visi lakštai yra uždaromos karšto sluoksnio.