Memorandumas - mes atliekame pagal reikalavimus

Kiekvienos įmonės dokumento apyvarta yra kitokio pobūdžio dokumentų rinkinys, susistemintas tam tikru būdu. Vienas iš dokumentų yra memorandumas.

Bendrosios dokumento charakteristikos ir paskirtis

Pirmiausia reikia pažymėti, kad memorandumas yra informacinis ir tuo pat metu rekomendacinis verslo dokumentas. Jis suprojektuotas taip, kad būtų pateiktas įmonės vadovui ar tiesioginiam vadovui. Šį dokumentą gali sudaryti bet kuris bendrovės darbuotojas dėl dviejų priežasčių:

1. Savo darbuotojo iniciatyva.
2. Pagal vadybos nurodymus.

Bet kokiu atveju tokioje knygoje pateikiama išsami informacija apie konkretų, vieną klausimą. Iš tikrųjų tai yra darbuotojo nuomonė, išreikšta raštu. Yra atvejų, kai sprendimui priimti sprendimą lyderis turi žinoti savo pavaldinių nuomonę apie bylos aplinkybes. Tada darbuotojas privalo parengti gerai pagrįstą atsakymą ir galų gale pridėti jo asmeninę nuomonę konkrečių pasiūlymų ir rekomendacijų forma. Atitinkamai tokia pastaba jau tampa tam tikro asmens asmenine nuomone.

Nesijaudinkite

Rengiant dokumentą būtina tiksliai žinoti, ko reikia pateikti. Kai kurios verslo korespondencijos rūšys yra labai panašios tarpusavyje, ir jas galima lengvai supainioti. Pavyzdžiui, verslo pastabos yra trijų tipų: oficialios, ataskaitos ir aiškinamosios. Tuo pačiu metu yra ir trijų reikšmingų skirtumų tarp jų, kurie neleidžia žinių asmeniui padaryti šią klaidą. Šie dokumentai skiriasi:

1. Adresatas, tai yra tas, kuriam jie skirti. Skirtingai nei pareigūnas, tiesioginio vadovo vardu parašytas aiškinamasis raštas, o ataskaitos dokumentas, be to, gali būti parengtas tiesiogiai įmonės direktoriui.

2. Tema ir pateiktos informacijos semantinė apkrova. Aiškinamasis dalykas aiškiai matomas iš pavadinimo. Biuras yra verslo korespondencijos tarp struktūrinių padalinių dalis. Pranešimo tema gali būti kitokia:

• Periodinė ataskaita;
• Vienkartinė informacijos apie dominančias problemas teikimas .

3. Jei paslauga ir aiškinamasis raštas naudojamas įmonėje, memorandumas gali būti vidinio ar išorinio pobūdžio. Pirmuoju atveju jis skirtas bendrovės direktoriui, o antrajam - aukštesnės instancijos institucijai.

Kai dokumentas yra parengtas

Memorandumas yra priverstinė priemonė. Ji sudaroma, kai situacija yra nekontroliuojama ir grasina įmonę rimtais sunkumais. Kitaip tariant, situacija turi būti kritinė. Šiuo metu darbuotojas informuoja vadovybę ir išsamiai nurodo jam žinomus faktus. Tai gali būti grėsmė plano vykdymui ar numatomo pelno gavimo. Dokumento tikslas - pritraukti vadovų dėmesį į problemą ir bandyti ištaisyti situaciją. Kiekvienas specialistas savaip pateikia situacijos sprendimą. Pranešime jis išsamiai apibūdina jo versiją ir pateikia savo nuomonę šiuo klausimu. Informacijos suvokimo patogumui šis dokumentas yra visiškai nemokamas. Šis stilius leidžia absoliučiai bet kokiam darbuotojui išreikšti savo požiūrį į konkrečią, vienintelę problemą, nebijant, kad likusieji nesuprastų.

Dokumento rengimo priežastys

Yra keletas priežasčių, kodėl galima parengti memorandumą. Žinoma, yra įmanoma mėginys arba unikalus visų galimų atvejų šablonas. Bet bet kokiai konkrečiai įvykiai reikalauja individualaus pristatymo būdo. Priežastys gali būti labai skirtingos:

• Pavėluotai dirbti;
• Absenteeism;
• Įsipareigojimų nevykdymas;
• Konfliktas tarp darbuotojų;
• Atlikto audito rezultatų ataskaita;
• Informacijos apie padarytą klaidą informavimas;
• Planuojamos užduoties nesėkmės pavojus;
• Informacija apie nepriimtiną darbuotojo elgesį.

Yra daugybė priežasčių, todėl kiekvienam iš jų reikia individualaus požiūrio ir konkretaus bandymo. Gavęs informaciją iš pirmų rankų, vyriausiasis pareigūnas turėtų ją kruopščiai ištirti ir priimti kompetentingą sprendimą. Dažnai reikia gauti papildomos informacijos iš kitų dalyvių problemoje. Jie bus priversti pateikti paaiškinimus vadovybei dėl pateikto klausimo.

Jei kas nors kažką sulaužė

Pažeidimai gamybos sąlygomis nėra neįprasti. Be jų, darbo srautas ir bendravimas tarp žmonių yra neįmanomi. Dažniausiai yra užrašyta apie darbo drausmės pažeidimą . Darbuotojo elgesys darbo vietoje visada yra dviprasmiškas. Bet koks nukrypimas nuo visuotinai priimtos normos paprastai laikomas pažeidimu ir reiškia atitinkamą bausmę. Tik įmonės vadovas turi teisę skirti bausmę, todėl kiti darbuotojai, įskaitant tiesioginį vadovą, gali tik informuoti apie incidentą ir pasiūlyti savo pasirinkimą įtakoti aplaidžius kolegas. Tokio ataskaitos sudarymo algoritmas yra toks.

1. Paslaugos ar vieneto pavadinimas. Tai nurodyta kairiojoje viršutinėje tento dalyje.
2. Adresatas (įmonės vadovas). Tai nurodyta viršutiniame dešiniajame kampe.
3. Dokumento pavadinimas. Rašė šiek tiek mažesnėmis didžiosiomis raidėmis su raudona linija.
4. Dokumento numeris.
5. Kompiliavimo vieta.
6. Antraštė.
7. Teksto dokumentas: Ir pažeidėjo padėtį, pažeidimo datą, pažeidimo rūšį, incidento priežastį, pasiūlymą dėl išieškojimo.
8. Pozicija, vardas ir pavardė Ir darbuotojo, kuris parengė dokumentą, parašas.

Jei kolega buvo kalta

Darbuotojui skirtą užrašą gali sudaryti tiesioginis vadovas ar kolega. Dažniau jo sudarymo priežastys yra neigiamos: pažeidimas, netinkamas elgesys, netinkamas elgesys. Šiuo atveju užrašu siekiama išsiaiškinti, kas įvyko, ir sustabdyti panašių pasikartojimą ateityje. Gavęs tokį dokumentą, galva turi suprasti situaciją ir priimti sprendimą. Šiuo atveju tai priklauso nuo to, ar darbuotojui bus paskirta nuobauda, ar ne. Jei neigiamas įvykis įvyko pirmą kartą, galite apsiriboti įspėjimu ir pamokančiu pokalbiu. Jei pažeidimas pateko į sistemą, bausmė bus vykdoma pagal darbo įstatymus. Galva privalo įvesti vizą, kurioje sprendimas bus įregistruotas. Ataskaitos gali būti parengtos darbuotojams ir dėl kitų priežasčių. Pavyzdžiui, padalinio vadovas turi teisę rašyti direktoriui užrašą dėl to, kad jis padrąsintas subrendtu už sąžiningą darbą ar gerai atliktą darbą. Kompiliavimo principas yra tas pats, tik tekstas yra teigiamas.

Ar sunku parašyti pranešimą?

Rašyti memorandumą nėra sunku. Jei reikia, rašto pavyzdį visada galima pasiimti iš sekretoriaus. Daugelis panašių dokumentų praeina rankomis. Svarbiausia - aiškiai išdėstyti įvykio esmę. Perskaitydamas tokį dokumentą, valdytojas turėtų aiškiai suprasti, ką norėjo pasakyti "šio pranešimo" autorius. Faktai turėtų būti aprašyti chronologine tvarka, žingsnis po žingsnio, kad būtų išreikštas aiškus ir suprantamas vaizdas. Taip pat reikia prisiminti, kad vidiniam naudojimui ataskaitą paprastai sudaro reguliarūs A4 formato lapai (arba A5). Jei informacija pateikiama aukštesnio lygio organizacijai, tekstas turi būti atspausdintas įmonės blanke. Toks dokumentas būtinai turi būti suteiktas pasirašymui. Dėl to jį pasirašys du bendrovės atstovai: pirmasis - iniciatorius, antrasis - direktorius. Informacija gali būti patvirtinta papildoma informacija. Paprastai jie pateikiami kartu su pagrindiniu dokumentu sunumeruotų paraiškų forma.

Padaryti viską teisingai

Kad informacija būtų išklausyta, būtina žinoti, kaip rašyti memorandumą. Paprastai toks dokumentas susideda iš trijų pagrindinių dalių.

1. Priežastis, dėl kurios buvo pareikšta tokia pastaba. Būtina aiškiai išdėstyti padėtį ir išvardyti visus žinomus faktus.
2. Kūrėjo nuomonė apie tai, kas vyksta. Turime kruopščiai išanalizuoti padėtį ir pasiūlyti savo sprendimą dėl iškilusios problemos.
3. Bendrosios išvados ir konkretūs veiksmai.

Informacija turėtų būti trumpai ir kuo aiškiau, kad skaitant adresatą neprarastų minties. Priešingu atveju aprašyti faktai gali būti neteisingai suprantami, o priimtas sprendimas nepasieks norimų rezultatų. Tekste nėra būtina išreikšti savo sumanymų ar iškraipyti tikrovę. Šis metodas prieštarauja taisyklėms. Jei to reikia, pats adresatas susidomės iniciatoriaus nuomone, kad suprastų, kas įvyko, ir priims galutinį sprendimą.

Veiksmų seka

Pavyzdžiui, galite apsvarstyti konkretų atvejį, kai nesilaikoma oficialių pareigų. Darbuotojo memorandumą rengia tiesioginis vadovas, kuris teikia įmonės valdymą. Pirmiausia, darbuotojui suteikiamas laikas ištaisyti klaidingus skaičiavimus. Priešingu atveju atitinkamos tarnybos vadovas, dalyvaujant 3 liudytojams, parengia aktą, kuriame nurodoma, kad darbuotojas per nustatytą terminą neįvykdė užduotys. Įtraukėjas turi parašyti paaiškinimą visoje formoje, nurodydamas priežastis.

Darbuotojas negali tai padaryti. Šiuo atveju jis praranda paskutinę progą apsaugoti save. Aiškinamasis raštas siunčiamas peržiūrai. Jis išreiškia savo galutinį sprendimą kaip rezoliucijos. Informacija siunčiama personalo departamentui, kad būtų parengtas išieškojimo užsakymas. Bausmės laipsnis nustatomas pagal įstatymą. Jei nusikalstama veika pasirodė gana rimta ir, pakartotinai, rezultatas gali būti atleidimas iš darbo pagal atitinkamą straipsnį.