Kaip tvarko dokumentus įmonėje registrą?

Kas yra Dokumentų registracija ir kas tai buvo, kad organizacijoje? Leiskite atsakyti į šį klausimą, siekdama: Pirmasis - "kas", o tada - "kodėl".

Taigi, minėtas procesas yra fiksacija ant dokumento gavimo arba sukūrimo. Į jo vyksta tvirtinimo specialų indeksą tiesiogiai sukurta arba popieriaus organizacijos gavo žinoma. Bet tai tik pusė procesas. Antroji dalis - priėmimo atitinkamą informaciją apie "naujokus" į specialią registracijos formą. Indeksas paprastai susideda iš kelių dalių. Pirma, tai yra serijos numeris. Tai gali būti papildyta indekso atlikėjus, bylų nomenklatūra QUALIFIER gavėjus ir pan. Komponentai gali būti išsidėstę įvairiose sekų. Pirma, pavyzdžiui, gali būti numerį ir - nomenklatūros kodą ir klasifikatoriuje naudojamas gali būti nurodyta pabaigoje. Bet atvirkštinio taip pat gali seka. Beje, specialias patalpas perleidimas, taip pat yra raidžių, būdinga ir registracijos derinys sudedamųjų dokumentus.

Turiu pasakyti, kad bendrovė ar firma turėtų būti visuotinės registracijos dokumentai. Tai reiškia, kad turėtų būti nustatytas be išimties, verslo dokumentų, tiek įeinančius ir išeinančius.

Be to, reikėtų pažymėti, kad registracijos dokumentai organizacijos turi atitikti šiuos reikalavimus:

• Vieno - visi įrašyti arba sukurtų įrašų įrašyti tik vieną kartą. Jeigu mes kalbame apie vidaus užsakymus, iš departamento, kurioje jie keliauja su priskirtas departamento prie numerio (indeksas) pradžioje. Ši taisyklė taip pat galioja ir paslaugų korespondencijos ir laivagalio bosas užsakymus.
• laiku - čia mes turime omenyje, kad vertybinių popierių registracijos gauto iš išorės, atliekamas priėmimo dieną. Jeigu mes kalbame apie vidaus užsakymus, nurodymus ar pavedimus, jie gali būti nustatytas nuo atsakingų darbuotojų pasirašymo (daugiausia - kitą dieną).
• Atskyrimas - turi asmeninę fiksaciją (gaunamus, siunčiamus, užsakymus už kiekvieną vertybinių popierių verslo įvairovė atmintines, posėdžių protokolų, įsakymų ir tt).
• vienodumas - Registracija visada atliekamas pagal tas pačias taisykles. Šiuo registracijos forma yra nesvarbi.
• išsamumas esmės - ne įvesdami duomenis registracijos formą, kurią norite rodyti kuo daugiau informacijos į jį. Ypač kalbant apie dokumento turinį.

Be to, visų vertybinių popierių tvirtinimo bendrovėje turi būti atliktas per vienerius metus (KALENDORIUS).

O dabar atėjo laikas atsakyti į klausimą: "Kodėl" Naudojama organizacijos registracijos dokumentų gali išspręsti įvairias užduotis. Apsvarstykite Ryškiausias pavyzdys. Jei ne kalendorinių metų imtis ir analizuoti serijinius numerius pabaigoje, galite sekti informacijos srautus augimą. Ši informacija gali sukelti teisėtų reikalavimų sekretorius padidinti jo atlyginimą (kaip variantas - padidinti sekretoriato narių skaičių).