Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų: kaip ji veikia?

Elektroninių dokumentų valdymas (EDM) - greitas būdas keistis informacija remiantis elektroninių dokumentų su virtualia parašų naudojimą. Jis jau seniai buvo pripažintas išsivysčiusiose pasaulio šalyse, kaip veiksmingą priemonę veiklos versle.

širdis

Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų - iš procesų kūrimo, apdorojimo, administravimo, perdavimo, įsigijimo, priežiūros, naudojimo ir sunaikinimo dokumentų rinkinys. Visi šie procesai yra atliekami po patikrinimo vientisumą ir patvirtinimą gavimo dokumentus.

Taisyklės dokumentų apyvartą tarp juridinių asmenų atliekamas šalių susitarimu. Keitimasis informacija yra atliekamas naudojant telekomunikacijų įrenginių ir dokumentų saugomą elektroninėse laikmenose. Tinkamumo laikas apskaitos informacijos neturi viršyti to, kas nustatyta teisėkūros lygiu.

Organizacijos gali bendrauti vieni su kitais formalių ir neformalių dokumentus su dalyvių parašais. Verslo sektoriuje tai gali apimti: sąskaitas faktūras, sutartis, sąskaitas faktūras, sutartis, sutartys, užsakymus, pranešimus, įgaliojimus advokatui ir pan Informacija gali būti perduodama į tekstą, lentelių ir grafinių failų pavidalu.

Iš EDI įvedimo tikslas

Būtina sąlyga, kad EDI įvedimo gali būti:

• sumažinti kasdieninį darbą;
• nuostolių sumažėjimas dokumentų;
• "Skaidrus" darbas su dokumentais;
• padidinti veiklos disciplinos - atskleisti dokumentus per nurodytą laiką, ir tt ...

Tarp kiekybinių tikslų galima nustatyti taip:

• Sumažinti laiko apdoroti dokumentą 10 kartų.
• Sumažinti biuro išlaidas per pusę.

Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų: Kaip tai veikia

Pagal nacionalinę teisę, elektroniniai dokumentai tarp organizacijų yra atliekami su abiejų pusių sutikimu. Duomenų mainų, būtina, kad visi dalyviai buvo prijungtas prie operatoriaus įrangą. Be to, vartotojas turi siųsti prašymą įtraukti į sandorio sąrašą. Po patvirtinimo sistemos dalyviai gali bendrauti.

EDI modulis turės atlikti šias funkcijas:

• Pakviesti kitas sandorių šalis keistis duomenimis.
• Sukurti adresų knygą.
• Integracija su apskaitos programinės įrangos, tokios kaip 1C.
• Prisijunkite ir šifruoti dokumentus.
• Struktūra korespondencija.
• Stebėti raidžių statusą.

Elektroninis dokumentas tarp organizacijų atliekamas naudojant sertifikatus. Prijungimas prie serverio ir autentiškumo atliekamas per asmeninį skaitmeninį sertifikatą. Elektroninis parašas yra išduodamas kiekvienam sistemos vartotojui, saugomą elektroninėse laikmenose saugomų ir Token PIN kodą. Vartotojas turi įvesti savo prisijungimo slaptažodį į asmeninį kabinetą. Tik po to jis bus gauti prieigą prie jų dokumentais.

Inicijuoti mainų procesas gali bet kuris organizacijos narys, prijungtas prie sistemos. Prieš siųsdami dokumentą kitai šaliai, turi būti pasirašytas elektroniniu parašu. Ši operacija atliekama naudojant "Šifravimo" programą. Dokumentas yra siunčiami per EDI. rangovas darbuotojas gauna pranešimą apie naują dokumentą. Jei jis priima jį, jis taip pat kelia EDS. Jei norite padaryti pakeitimus dokumente, jis sukuria savo naują elektroninę versiją. Baigus redaguoti norite išsaugoti pakeitimus, naudojant elektroninį parašą. Dokumentas tada yra siunčiami į sandorio šalies pokyčius. Prireikus atlikti elektroninę atitikimo informaciją.

Jei norite vėl keisti, tada visa procedūra kartojama iš naujo. Jei pretenzijos į naują versiją nėra, yra gerbiamas dokumentas. Galutinis mėginys laikomas pasirašė dviejų elektroniniu parašu. Ce Dokumento versijos saugomi serveryje ir galima peržiūrėti. Kai bandinys atsižvelgiant į dabartinę padėtį, keisti dokumentas neveiks. Nusivylęs sutartys suteikta statusą "atšaukta". Štai kaip padaryti elektroninius dokumentus tarp organizacijų.

įranga

Ko reikia, elektroninių dokumentų tarp organizacijų? Pirma, jūs turite pasirinkti paslaugų teikėją ir įdiegti specialią programinę įrangą, keistis informacija. Antra, su kiekviena sandorio šalis, su kuria organizacija ketina vykdyti elektroninius laiškus, jums reikia pasirašyti "sutartį dėl elektroninių dokumentų mainų."

Taip pat būtina nustatyti EDI serverio, kuriame saugoti visus dokumentus. Tai gali būti kaip vartotojų įrenginių ir "debesų" saugykla. Prieiga prie duomenų ne iš sistemos per taikymo, kuri yra įdiegta įranga organizacijoje. Kompiuterio sąveika su serveriu daroma per HTTP su papildomu SSL šifravimą 128. Prieiga prie dokumentų yra vykdomas tik per paraiškos sąsaja ir pravažiavus autentiškumo.

DPU projektas

procesų automatizavimo projektas gali trukti nuo kelių mėnesių iki kelerių metų. Terminas tiesiogiai priklauso nuo procesų, kuriuos reikia automatizuoti, išteklių ir finansinį pajėgumą organizacijos skaičiaus. Trumpas grandinės įgyvendinimo EDC taip:

• Sukurti darbo grupę.
• Formavimas tikslus, terminus ir biudžetą.
• Esamų procesų tyrimas.
• Plėtoti darbą.
• Vyrob EDI sistemą.
• Pasirašius sutartį dėl SED įgyvendinimą.
• Priimti reglamentą.
• Užpildymas sistemos katalogų.
• darbuotojų mokymas.
• Atlikti preliminarius bandymus.
• Leidinyje apie SED tam įgyvendinti.
• Tolesnis programinės įrangos ir darbo taisykles.
• Bandomojo projekto pradžia.
• Visas masto perėjimas prie EDI.

EDI įgyvendinimo klaidų

Automatizavimo dokumentų proceso turėtų būti skiriamas ypatingas dėmesys į procesus, kuriais įstatymas reikalauja popierinio vežėjas buvimą. Dubliuoti popierinius dokumentus elektroniniu būdu yra neįmanomas. Tai gerokai sulėtėja darbo procesas ir sukelia neigiamą požiūrį į automatizavimo visą procesą. Dėl dvigubos darbo niekas moka įgyvendinti.

Jei įgyvendinant naujus teisės aktus procesas turėtų būti sukurtas dirbti su dokumentais, traukinio brigados, ir tik tada užsiimti visiškai įgyvendinti. Tai galima pasiekti tik tada, jei perteikti darbuotojams galimybę naudoti naujas technologijas naudą.

Kitas populiarus klaida - prasta tyrimas sed reikalavimus. Jei vartotojai turi dirbti žinutę nieskonfigurowanej sistemą, tada procesas EDI skiriasi nuo patvirtintos organizacijos.

Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų: privalumai ir trūkumai

privalumai:

• Sumažinimas perduoti dokumentų originalus paštu išlaidas.
• Sutaupyti vietos už dokumentų saugojimą. Visa tai elektroninėje laikmenoje.
• Paprasta naudoti. Siuntimas dokumento atliekamas iš vienos vietos. Greita paieška dokumento atliekamas pagal statusą (atsiuntė, gavo ir priėmė r. D.).
• Momentiniai pristatymas. Visa informacija bus išsiųstas gavėjui per kelias sekundes.
• Dokumentas negali būti prarasta iki jos saugojimo sistemos galiojimo pabaigos.

trūkumai:

• Naudoti produktą turite įsigyti licenciją, kuri kainuoja pinigus.
• Bendraukite dažnai tik tarp dalyvių toje pačioje sistemoje.
• Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų 1C arba naudojant kitą programinę įrangą skiriasi nuo anksčiau naudoto schemą. Su naujojo algoritmo įvedimo, visi darbuotojai turi klausimų apie veiklą.
• Techninė įranga. Prieš EDI organizavimo reikia pirkti įrangą ir paruošti personalą valdyti naują sistemą.
• EDM, atliekamas naudojant elektroninį parašą, kurio galiojimas yra 1 metai. Būtina stebėti ir nedelsiant atnaujinti sertifikatus. Taip pat būtina kontroliuoti rangovų sertifikatų veiksmus, siekiant išvengti problemų, susijusių su mokesčių.

teisinis reguliavimas

Kas norminiai aktai reglamentuoja elektroninius dokumentus tarp organizacijų? Rusijos teisės aktai apima Federalinio įstatymo №63 «Įrašytas elektroninis parašas", iš Federacinėje Mokesčių tarnybos dokumentų taisykles registruojami ministerijos Finansų skaičius MMV-7-2 / 168, kad. Organizacijos EDI tarp užsakymus remiantis Finansai № 50N pagrindu. Terminai pirminės apskaitos dokumentų mainams elektronine forma nustatytos Federacinėje mokesčių tarnyba Užsakymo numeris MMV-7-6 / 36 @. Visi veiklos vykdytojai EDM proceso veiklą, turėtų būti vadovaujamasi Federacinės Mokesčių tarnybos įsakymu № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniniai dokumentai tarp organizacijų "VLSI" suteikia klientams šiuos privalumus:

• Gali siųsti dokumentus į bet kurią organizaciją, kuri yra įregistruota apie Rusijos Federacijos teritorijoje. Jei sandorio šalis nėra prisijungusi prie "VLSI" sistema, darbuotojas tiesiog susisiekite su organizacijos atstovas ir išsiųs ją į e-mail kvietimą dalyvauti sistemoje. Iškart po patvirtinimo keitimasis informacija tarp dalyvių bus atliekami be tarpininkų.
• Įdiekite programinę įrangą kompiuteryje nėra būtinas. Pakanka turėti naujausią versiją savo naršyklėje ir interneto prieiga.
• Dirbti su duomenų nereikia specialią programą. Jei ataskaitoje iš pradžių buvo parengta trečiosios šalies programinės įrangos, pavyzdžiui, 1C, galima konfigūruoti integraciją su "VLSI" sistema.
• Standartinė forma dokumente nėra nustatytas. Galite siųsti tekstą, skaičiuoklės failus, atvaizdus ir pan. D.

SKB "kontūrai"

Vienas iš pirmųjų programinės įrangos kūrėjams Rusijoje taip pat užsiima įrangos tiekimu, per kurį elektroninių dokumentų tarp organizacijų. "Kontūras" DiaDoc "sukūrė sistemą, pagal kurią elektroninių dokumentų mainus. Iš sistemos funkcija yra tai, kad prieiga prie duomenų galima gauti, o užsienyje. Šiam tikslui bendrovė sukūrė tarptinklinio ryšio tarifus. Jeigu pageidaujama, mono prieigos duomenis per API.

Ką jums reikia?

Norėdami prisijungti EDI, bendrovėms reikia pirkti:

• Licencijuotos programinės įrangos;
• serveris;
• atnaujinti įrangą;
• mokyti darbuotojus;
• pritaikyti ir integruoti ECM naudoti su vidaus programas.

Tokios investicijos reikia įgyvendinti siekiant prisijungti prie elektroninį dokumentą tarp organizacijoje? Įtraukimas į konsultavimo techninę paramą kaina, ir programinės įrangos atnaujinimus SED - antrasis etapas investicijų. Šios išlaidos turės mokėti kas mėnesį.

išvada

Norėdami pakeisti popieriaus pagrindu elektroninio pašto atvyksta. Tai ne tik sumažina organizacijos išlaidas vykdyti procesus, bet ir padidina verslo efektyvumą kaip visuma. Edi sėkmingai funkcionuoja, jums reikia aiškiai suformuluoti tikslus ir įgyvendinimo sistemos teisingai sureguliuoti įrangą.