Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas. Dokumentų standartizavimo ir standartizavimo plėtra

Mokslinė ir technologinė pažanga bei daugelio nuosavybės formų atsiradimas paskatino prekybos, ekonominių ir socialinių bei kultūrinių ryšių plėtrą. Labai intensyvūs visuomenės procesai paveikė informacijos srautų, reikalingų visiškam valdymo ryšių veikimui, kiekio augimą.

Koks yra dokumentų suvienijimas?

Nepriklausomai nuo taikymo srities ir srities: ar valstybinė veikla ar pramonė, švietimas ar sveikatos priežiūra - rankinis dokumentų suvienodinimas ir dokumentų standartizavimas palaipsniui atsispindi foniniame kontekste. Nuo praėjusio šimtmečio pradžios duomenų apie jų sisteminimą tvarkymas palaipsniui buvo perkeltas iš rankinio į mechanizuotą, o po to į automatizuotą.

Taigi buvo atliktas dokumentų valdymo racionalizavimas. Šiame etape gimė "dokumentų standartizavimo ir standartizavimo" sąvoka. Tačiau visose dokumentų valdymo ir duomenų tvarkymo stadijose kilo ta pati problema. Neįmanoma automatizuoti chaoso, nes prieš šį procesą apskritai reikia suvienodinti ir standartizuoti dokumentus. Kitaip tariant, tik rengdami dokumentus galite pereiti prie jų tvarkymo ir naudojimo.

Suvienijimo tikslai ir uždaviniai

Pagrindiniai momentai, susiję su oficialios valdymo, ekonominės ir kitos veiklos optimizavimu, yra dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas. Trumpai paaiškinkite, kad ši sąvoka gali būti tokia, kad darbo eiga būtų vienoda, vienoda sistema. Šis procesas daro didžiulę įtaką tiesioginiam visų dokumentų kompiliavimui. Dokumentų standartizavimo ir suvienodinimo principai yra tokie:

1. Vienoda tipų formos.
2. Nustatant tuos pačius duomenų tvarkymo reikalavimus, kylančius priimant tuos pačius valdymo sprendimus.
3. Reikšmingas įvairių rūšių sąnaudų mažinimas medžiagų sudarymui ir dizainui.
4. Daugelio vienodų duomenų bazių suderinamumas nepriklausomai nuo pramonės ir veiklos.

Vieningos dokumentų apyvartos funkcijos

Verta suprasti, kad bet kokia organizacijos, įmonės ar šalies valdymo ir valdymo veikla yra sistema, kurios kiekvienas elementas tampa viena ar kita funkcija. Tarp jų yra bendrų (ar tipinių) - tų, kurie būdingi bet kurios institucijos veiklai: organizacinė, administracinė, vykdomoji, planavimo, apskaitos ir kt. Tuo tarpu atskirų organizacijų veikla turi specifines funkcijas. Pavyzdžiui, užduotys ir uždaviniai, pagrįsti švietimo veiklos įgyvendinimu, būdingi tik šios srities subjektams.

Kokia yra dokumentų sistema

Valdymo dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas yra medžiagų, sukurtų atsižvelgiant į jų ryšį su:

• Atsiradimo požymiai;
• Paskirtis;
• Pramonė;
• Tipas;
• Reikalavimai kompiliacijai.

Kokie yra vieningos sistemos dokumentai

Sistemos dokumentai gali būti bendro pobūdžio ir specifiniai. Kalbant apie pirmąjį tipą, čia neturėtų būti klausimų. Į filialų sistemas yra dokumentų apyvarta, atspindinti įmonės ar organizacijos veiklos specifiškumą. Pavyzdžiui, muitinės dokumentų standartizavimui ir suvienijimui bus medžiagos, reguliuojančios eksportuojamų, importuotų prekių valstybinės sienos kontrolės ir perdavimo procedūras.

Kaip tarpusavyje susijusios medžiagos ir kaip abiejų sistemų dokumentai - funkciniai ir sektoriniai - susiję tarpusavyje priklauso nuo daugelio veiksnių. Visų pirma, jų svarbą lemia organizacijos veiklos pobūdis. Be to, valdymo dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas ne visada reiškia organizacinės, vykdomosios ar administracinės veiklos nuostatų sukūrimą. Tuo tarpu organizacinio ir administracinio plano dokumentai, kuriuose yra pagrindiniai valstybinių institucijų, įmonių, padalinių ir pareigūnų darbo valdymo, administravimo, sąveikos ir reguliavimo momentai, grindžiami sektorių ir funkcinėmis struktūromis.

Pagrindiniai jungimo ir standartizacijos etapai

Užsienio prekybos dokumentų standartizavimo ir suvienodinimo problemos dažnai kyla dėl pavėluoto organizacinių ir administracinių dokumentų bloko, kuris tokioms sistemoms yra teisinė pagalba. Vykdant savalaikį vienodinimą prekybos įmonės dokumentų apyvartoje reiškia:

1. Atsižvelgiant į vienodus dokumentų blankus, nustatoma atitinkama nomenklatūra.
2. Bendras dokumento sistemos kūrimo modelis grindžiamas modelio naudojimu.
3. Ypatingas dėmesys skiriamas sintaksės dokumentų rengimo taisyklėms.

Prieš tai pradinių dokumentų standartizavimas ir standartizavimas įvyko atsižvelgiant į visus reikalavimus, keliamus medžiagoms visais kūrimo, pildymo, apdorojimo ir taupymo etapais. Buvo atsižvelgta į asmens psichofiziologinius gebėjimus ir mašinų techninių prietaisų parametrus.

Standartų kūrimo ypatumai

Reikėtų pažymėti, kad vienijimo proceso rezultatas buvo dažniausiai naudojamų šablonų sumažinimas iki vienos teisinės formos. Standartai, skirti paslaugoms, produktams ir darbui, yra paaiškinami federaliniu teisiniu lygmeniu. "Dokumentų suvienodinimo ir standartizavimo" sąvoką šiuo atveju nustato valstybės veikla savanoriškai nustatant normas ir savybes pakartotiniam prašymui.

Standartų kūrimo užduotis yra gamyboje tinkamumas ir gaminių, paslaugų ar darbų konkurencinių savybių didinimas. Standartizavimas ir užsienio prekybos dokumentų suvienodinimas taip pat yra skirtas informacijos ir techninio suderinamumo pasiekti.

Problemos, susijusios su užsienio prekybos dokumentų suvienijimu

Be to, sąvoka "standartas" reiškia ne tik norminio turinio dokumentą. Įstatymas aiškiai nurodo savanoriško neprivalomo prašymo mechanizmą. Valstybės standartus greitai pakeitė nacionaliniai standartai. Įvedus kardinalius pokyčius, tik užsienio prekybos dokumentų standartizavimo ir suvienodinimo problemos išliko tokios pačios.

Iki šios dienos itin aktualus yra valstybinių standartų, reguliuojančių eksportuojamų produktų lydimų dokumentų rengimo procesą, klausimas. Pagal 2003 m. Liepos 1 d. Federalinio įstatymo "Dėl techninio reglamento" patvirtintą vieningą sistemą, jame pateiktos nuostatos nevisiškai atitinka vienodus dokumentų valdymo reikalavimus, tačiau šiandien ir toliau daug naudojamos.

Valstybinio standarto vaidmuo derinant ir standartizuojant

Dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas - Rusijos valstybinio standarto kelias. Bet kokie visos Rusijos klasifikatoriai techninėje, ekonominėje, socialinėje srityje įgis teisinę galią iškart po valstybinės registracijos. Visų reikalavimų, įtrauktų į atskirus teisės aktus, įgyvendinimo kontrolę vykdo Rusijos valstybinis standartas ir kitos valstybės įgaliotos įstaigos pagal paskirtą kompetenciją.

Pagrindinės dokumentų standartizavimo ir standartizavimo kryptys yra vienodų pavyzdžių, šablonų, formų sukūrimas. Tai gali būti standartai, reikalingi rengiant dokumentus, tam tikrų prekių tipų standartams ir vieningoms dokumentų sistemoms. Pastaroji yra medžiagų, sukurtų pagal įprastas taisykles ir prašymus, sistema. Vieningoje dokumentų sistemoje paprastai yra informacijos, reikalingos valdyti funkcijas konkrečioje įtakos srityje.

Pagrindinės vieningos ir standartizuotos sistemos Rusijoje

Iki šiol tarp vieningų sistemų yra:

• Struktūra, susijusi su organizacinio ir administracinio pobūdžio dokumentais;
• Sistema, kuri kontroliuoja darbo eigą banko įstaigoje;
• Apskaitos dokumentų, taip pat apskaitos ir finansinių įrašų viešojo sektoriaus institucijose unifikavimas ir standartizavimas;
• Statistinių dokumentų sritis;
• Darbo kodeksą reglamentuojanti darbo sistema;
• Vieningi užsienio prekybos dokumentai.

Atitinkamai kiekvienai iš minėtų sistemų pridedamas jos valstybinis standartas, sukurtas centrinių agentūrų, kurios koordinuoja veiklą konkrečioje veiklos srityje. Pavyzdžiui, Rusijos finansų ministerija yra atsakinga už apskaitos ir bankų dokumentų formų kūrimą. Savo ruožtu "Rosarkhiv" apibrėžia organizacinių ir administracinių dokumentų šablonus. Tos pačios institucijos tvirtina dokumentų rekvizitus. Jų suvienijimas ir standartizavimas apima tam tikrų pramonės šakų naudojimo formų kūrimą.

Reikalavimai ir dokumentų formos standartizacijos procese

Būtinas dokumentas laikomas privalomu elementu, be kurio neįmanoma atsisakyti oficialios registracijos, medžiagos registravimo. Rekvizitai apima parašą, antspaudą, antspaudą, datą, tekstą ir tt Natūralu, kad kiekvieno tipo oficialiam dokumentui naudojamas atskiras rekvizitų rinkinys. Tuo pačiu metu, kiekvienoje sistemoje, jungimas realizuojamas sukuriant pavyzdinę dokumentų formą vienai iš sistemų. Remiantis tuo, sukurtos tinkamiausios visų tam tikroje duomenų bazėje esančių dokumentų rekvizitai.

Kaip jau minėta, forma yra šablono formos dokumentas. Toks dokumento sudarymo modelis nustatytoje taikymo srityje atsižvelgia į jo formą, laukų ir įtraukų dydžius, struktūros tinklo kūrimo ypatybes ir pagrindinius rekvizitus.

Organizacinių ir administracinių dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas palengvina supaprastintą formų naudojimą bet kurios organizacijos, įstaigos, pramonės ir gamybos įmonės veikloje. GOST, reglamentuojantys organizacinių ir administracinių dokumentų suvienodinimo ir standartizavimo taikymą, taikomi:

• Potvarkiai;
• Užsakymai ir užsakymai;
• Sprendimai;
• Protokolai;
• Aktai;
• Laiškai.

Laiškai nustato administracinių ir organizacinių klausimų sprendimus, t.y. Valdymas, koordinavimas ir veikla:

• Rusijos Federacijos sudedamųjų dalių valdžios institucijos (subjektų sąrašas apima autonominius regionus ir respublikas, kurių teisės aktai, kartu su rusais, nustato valstybinę kalbą);
• Įmonės ir asociacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir organizacinės bei teisinės veiklos.

GOST nustato ne tik rekvizitų sudėtį, bet ir jų registravimo reikalavimus, taip pat formų gamybą, apskaitą, taikymą ir išsaugojimą su dabartiniu Rusijos Federacijos valstybės herbaju ir subjektų ginklais. GOST paraiška - tai rekvizitų schema.