"Excel" duomenų bazė: kūrimo ypatybės, pavyzdžiai ir rekomendacijos

"Excel" yra galingas įrankis, kuris naudoja naudingiausias ir naudingiausias funkcijas. Tai grafikai, lentelės, diagramos, apskaita, skaičiavimai, įvairių funkcijų skaičiavimai ir kt. Šiame straipsnyje mes sužinosime, kaip kurti "Excel" duomenų bazę , ką ji reikalinga, ir kokie patarimai padės mums lengviau dirbti su juo.

Kas yra duomenų bazė?

Tai yra ypatinga struktūra, kurioje yra ir saugoma įvairios paskirties informacinė medžiaga. Paprastai tai yra informacijos rinkinys, surengtas ir išdėstytas lentynose. Kiek žmonių mokosi klasėje, jų charakteristikos, gimimo datos ir ataskaitos kortelė - visa tai kartu sudaro duomenų bazę. Tai reikalinga visur - pramonės ir technikos įmonėse, švietimo ir medicinos įstaigose, teisėsaugos ir net viešojo maitinimo įstaigose. Galų gale, patiekalų sąrašas, jų receptai su kalorijų turiniu, taip pat aprašymas taip pat yra duomenų talpykla.

Čia mes tai supratau. Dabar reikia sužinoti, kokia duomenų bazė yra "Excel", ir kaip ją kurti.

Duomenų saugyklos kūrimas "Excel"

Mūsų sukurta bazė bus paprastas ir be jokio apsukimo. Tikrieji duomenų konteineriai yra gana sudėtingi ir sudaro didelę informacinę sistemą su vidine "branduolio", kurią sudaro daug eilučių kodo ir parašyta specialistu.

Mūsų darbas bus vienintelis stalas, kuriame bus visa reikalinga informacija. Prieš nuspręsdami, kaip sukurti "Excel" duomenų bazę, turite sužinoti specialius terminus, naudojamus bendraujant su juo.

"Excel" lapo žymėjimo horizontalios linijos dažniausiai vadinamos įrašais, o vertikaliosios stulpeliai vadinami laukais. Galite pradėti darbą. Atidarykite programą ir sukurkite naują knygą. Tada pačioje pirmoje eilutėje turite užrašyti laukų pavadinimus.

Ląstelių formatavimo ypatybės

Naudinga išmokti tinkamai formatuoti ląstelės turinį. Jei jūsų "Excel" duomenų bazėje yra pinigų sumos, tuomet tinkamesniuose laukuose geriau nurodykite skaitmeninį formatą, kuriame bus rodomi du skaitmenys po kablelio. Ir jei kažkur yra data, tuomet turėtumėte pasirinkti šią vietą ir taip pat nustatyti jam tinkamą formatą. Taigi visi jūsų duomenys bus tvarkomi teisingai ir be klaidų. Visos operacijos su tuščiais programos laukais atliekamos per kontekstinį meniu "langelių formatas".

Taip pat svarbu atitinkamas projekto projektas. Siekiant išvengti painiavos, turi būti pasirašytas lapas, kuriame yra projektas. Norint, kad sistema atskirtų paprastą turinį ir antraštes bei parašus, ji turėtų būti kursyvu, pabrėžta arba paryškinta, tuo pat metu nepamirštant pavadinimų įterpti į atskirus, vieningus laukus. Tai verta tai daryti naudojant tokias priemones kaip automatinis formatas ir automatinis filtras.

Kas yra "AutoForm" "Excel" ir kodėl tai reikalinga?

"Excel" duomenų bazės sukūrimas - užsiėmimas yra sunkus ir kruopštus. Kad naudotojas galėtų lengviau atlikti savo darbą, programa gali pasiūlyti jam automatiškai užpildyti langelius su iš anksto nustatyta informacija. Pavyzdžiui, stulpelio plotis, linijos aukštis, šrifto dydis ir tipas, lauko spalva ir kt. - visi mygtukai gali padaryti vieną automatinį formą, jei tinkamai sukonfigūruotas. Patogu, ar ne?

Duomenų bazės "antraščių" nustatymas

Be to, nepamirškite nustatyti pirmosios eilutės. "Excel 2007" galite tai padaryti taip: eikite į "View" skirtuką, tada pasirinkite "Lock areas" ir kontekstinio meniu spustelėkite "Pin top line". Tai reikalinga norint nustatyti "viršutinę" vertę. Kadangi "Excel" duomenų bazė gali būti gana didelė, perbraukus aukštyn ir žemyn pagrindinė informacija bus prarasta - laukų pavadinimai, kurie vartotojui yra nepatogu.

Kai fiksuojama viršutinė eilutė, pasirinkite pirmąsias tris eilutes būsimoje duomenų bazėje ir pridėkite ląstelių sienas.

Tęsiamas projekto darbas

Norint toliau dirbti, turite pateikti pagrindinę informaciją, kurią duomenų bazė turės "Excel". Pavyzdys pateikiamas toliau.

Tarkime, mes norime sukurti mokyklų fondo tėvų surinktų lėšų duomenų bazę. Suma suma yra neribota ir individuali kiekvienam asmeniui. Tegul klasėje yra 25 vaikai, tai reiškia, kad bus atitinkamas tėvų skaičius. Kad nebūtų sukaupta duomenų bazė su daugybe įrašų, verta sudaryti išskleidžiamus sąrašus, kurie slėptų nereikalingą informaciją, ir, kai tai vėl reikia, jie naudingai pateikia ją dar kartą.

Kaip sukurti išskleidžiamus sąrašus?

Kopijuoja laukų pavadinimus ir perkelia juos į tuščią lapą, kuris patogumui taip pat turi būti vadinamas. Tarkime, kad tai yra "Tėvai". Po to, kai duomenys buvo nukopijuoti, po jais tuščiose ląstelėse užrašome visą reikiamą informaciją.

Kad MS Excel duomenų bazė suteiktų galimybę pasirinkti duomenis iš išskleidžiamojo sąrašo, turite sukurti specialią formulę. Norėdami tai padaryti, jums reikia priskirti daugybę verčių, vardų ir visą informaciją apie tėvus. Mes pereiname į puslapį, kuriame yra visi duomenys pavadinimu "Tėvai", ir mes atidarome specialų langą pavadinimui sukurti. Pavyzdžiui, "Excel 2007" galite tai padaryti spustelėdami "Formulės" ir spustelėdami "Priskirti vardą". Pavadinime laukiame: FIO_delater_selection. Bet ką rašyti vertės diapazono lauke? Čia viskas yra sudėtingiau.

"Excel" vertės diapazonas

Yra keletas tipų verčių diapazonų. Diapazonas, su kuriuo dirbame, vadinamas dinaminiu. Tai reiškia, kad visos pavadintos ląstelės duomenų bazėje gali keisti jų ribas. Jų pokytis įvyksta priklausomai nuo verčių skaičiaus tam tikrame diapazone.

Norėdami gauti dinaminį diapazoną, turite naudoti OFFSET formulę. Nepaisant to, kaip buvo pateikti argumentai, ji grąžina nuorodą į pradinius duomenis. Išskleidžiamame sąraše, kurio rezultatas yra rezultatas, neturėtų būti nulinių verčių. Tai tik puikiai įveikia dinaminį diapazoną. Tai du ląstelių koordinatės: viršutinis kairysis ir dešinysis apatiniai, tarsi įstrižainės. Todėl jūs turite atkreipti dėmesį į vietą, kurioje prasideda jūsų stalas, arba, tiksliau, į viršutinės kairiosios ląstelės koordinates. Tegul plokštė prasideda nuo A5. Ši vertė yra viršutinė kairiajame diapazono lange. Dabar, kai rastas pirmasis elementas, pereikime prie antrojo.

Apatinė dešinė ląstelė apibrėžiama tokiais argumentais kaip plotis ir aukštis. Paskutinės vertės vertė bus 1, o pirmoji apskaičiuos formulę СЧЕТ3 (Tėvai! $ B $ 5: $ I $ 5).

Taigi, laukelyje įveskite = SHIFT (Tėvai! $ A $ 5; 0; 0; COUNTERS (Tėvai! $ A: $ A) -1; 1). Paspauskite OK klavišą. Visuose vėlesniuose diapazonuose raidė A pakeičiama į B, C ir tt

Darbas su "Excel" duomenų baze yra beveik baigtas. Grįžkite į pirmąjį lapą ir sukurkite išskleidžiamus sąrašus atitinkamose ląstelėse. Norėdami tai padaryti, spustelėkite tuščią langelį (pvz., B3), esantį lauke "Tėvų vardas". Bus įvesta informacija. Langelyje "Patikrinti įvesties vertes" skirtuke "Parametrai" įrašykite jį "Šaltinis" = FIR_Prodiator_selection. "Data type" meniu pasirinkite "List".

Panašiai mes tęsime likusius laukus, pakeisdami šaltinio pavadinimą į atitinkamas langelius. Darbas išskleidžiamuosiuose sąrašuose yra beveik baigtas. Tada pasirinkite trečią langelį ir "ištempkite" jį visoje lentelėje. "Excel" duomenų bazė yra beveik paruošta!

Duomenų bazės vaizdas

Gražus dizainas taip pat vaidina svarbų vaidmenį kuriant projektą. "Excel" programa gali pasiūlyti įvairius būdus kurti duomenų bazę vartotojo pasirinkimui. Spalvų schemų skaičius yra labai turtingas, jums tik reikia pasirinkti tinkamą jūsų pageidaujamą spalvą. Be to, nereikia visos duomenų bazės atlikti viename stiliu, galite užpildyti vieną stulpelį mėlyna spalva, kita - žalia spalva ir pan.

Kaip perkelti duomenų bazę iš "Excel" į "Access"

Ne tik "Excel" gali atlikti duomenų bazę. "Microsoft" išleido dar vieną produktą, kuris puikiai valdo šią sudėtingą užduotį. Pavadinimas yra Access. Kadangi ši programa labiau pritaikyta kurti ne Excel duomenų bazę, jos darbas bus greitesnis ir patogesnis.

Bet kaip gauti prieigos duomenų bazę? "Excel" atsižvelgia į šį vartotojo norą. Tai galima padaryti keliais būdais:

• Galite pasirinkti visą informaciją, esančią "Excel" lape, kopijuoti ir perkelti į kitą programą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite duomenis, kuriuos norite kopijuoti, ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį. Kontekstinio meniu spustelėkite Kopijuoti. Tada pereikite prie Access, pasirinkite skirtuką "Table", "Views" grupę ir paspauskite "View" mygtuką drąsiai. Pasirinkite elementą "Lentelės režimas" ir įdėkite informaciją dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkę "Įklijuoti".

• Galite importuoti .xls (.xlsx) formato lapą . Atidarykite prieigą, uždarydami "Excel". Meniu pasirinkite komandą Importuoti ir spustelėkite norimą programos versiją, iš kurios importuosite failą. Tada spustelėkite "Gerai".

• Programoje "Access" galite susieti Excel failą su stalu. Norėdami tai padaryti, "Excel" turime pasirinkti ląstelių diapazoną, kuriame yra reikiama informacija, ir spustelėdami juos dešiniuoju pelės mygtuku, nustatykite diapazono pavadinimą. Išsaugokite duomenis ir uždarykite "Excel". Skirtuke "Išoriniai duomenys" pasirinkite "Atidaryti prieigą", pasirinkite "Excel" skaičiuoklę ir įveskite jos pavadinimą. Tada spustelėkite elementą, kuriame raginama sukurti lentelę bendravimui su duomenų šaltiniu ir nurodyti jo pavadinimą.

Tai viskas. Darbas yra pasirengęs!